Zentrale ePoststelle zur Entgegennahme von eRechnungen

  • Leistungsbeschreibung

    Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber des Landes Niedersachsen erbringt, können Sie ab dem 18.04.2020 Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format stellen und übersenden. Hierzu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten der Übermittlung zur Verfügung: E-Mail und das Niedersächsische Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO).

    Über NAVO können Sie elektronische Rechnungen an alle Verwaltungen des Landes, der Gemeinden sowie Anstalten des öffentlichen Rechts erstellen und senden, sofern diese an die Plattform angeschlossen sind. Sollte dies nicht der Fall sein, erkundigen Sie sich bitte bei der entsprechenden Dienststelle nach den angebotenen Möglichkeiten zur Übermittlung.

    Alternativ können Sie auch selbst erstellte XRechnungen per E-Mail einreichen.

    Ihre elektronische Rechnung wird auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Sie erhalten eine Bestätigung über den Eingang der Rechnung.

    Anschließend wird sie dem Adressaten mit Hilfe der Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungsteller durch den Auftraggeber bekanntgegeben und muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.

    Folgende Übertragungskanäle können Sie für die Rechnungsstellung wählen:

    • Weberfassung im  NAVO
    • Upload im  NAVO
    • E-Mail

    Später soll die Rechnungsstellung über zwei weitere Übertragungskanäle möglich sein:

    • De-Mail
    • PEPPOL

    Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen zehn Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.

    Für die elektronische Rechnungsstellung im Land Niedersachsen wird der Standard XRechnung verwendet. Die Anforderungen dazu sind dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version zu entnehmen. Dies bedeutet, dass Ihre Rechnungen maschinenlesbar abgebildet und eindeutig beschrieben sein müssen. Ein einfaches PDF reicht also nicht.

  • Verfahrensablauf

    Als Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung können Sie eine eRechnung online im NAVO erstellen und einreichen sowie per E-Mail übersenden:

    • Ihr Auftraggeber hat Ihnen im Rahmen der Vertragserstellung eine Leitweg-ID zukommen lassen. Sollte Ihnen diese nicht vorliegen, wenden Sie sich bitte an Ihren Auftraggeber
    • Erstellen Sie eine eRechnung im Standard XRechnung mit einer Softwarelösung Ihrer Wahl. Sollten Sie keine Lösung verfügbar haben, können Sie diese im Portal NAVO erstellen
    • Laden Sie Ihre XRechnung im NAVO hoch oder verschicken Sie diese per E-Mail. Die entsprechende E-Mail Adresse wird Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt. 
    • Bei Versand einer standardkonformen Rechnung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung
    • Bewahren Sie das Original der XRechnung in Ihrem elektronischen Archiv auf. Haben Sie die XRechnung im NAVO erstellt, wird Ihnen die Originalrechnung per E-Mail oder zum Download bereitgestellt

    Ihre Rechnung wird geprüft und bearbeitet

  • Welche Unterlagen werden benötigt?

    Bitte erfragen Sie die Leitweg-ID bei Ihrem Auftraggeber.

  • Welche Gebühren fallen an?

    Es fallen keine Gebühren an.

  • Welche Fristen muss ich beachten?

    Es müssen keine Fristen beachtet werden. 

  • Bearbeitungsdauer

    • Eine im NAVO erstellte Rechnung erhalten Sie sofort nach Versand zur Archivierung
    • Eine Eingangsbestätigung erhalten Sie typischerweise innerhalb weniger Minuten

  • Rechtsgrundlage

    • Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr ( NERechVO )
    • Niedersächsisches Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit ( § 6 Abs. 3 und 4 NDIG )
    • EU-Richtlinie 2014/55/EU 

  • Anträge / Formulare

    • Formulare: keine
    • Onlineverfahren möglich: ja
    • Schriftform erforderlich: nein
    • Persönliches Erscheinen nötig: nein

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An wen muss ich mich wenden?

Bei weiterführenden Fragestellungen wenden Sie sich bitte per Mail an

service-erechnung@niedersachsen.de

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